Ustvarjanje makra v programu Microsoft Excel: 7 korakov

2024 Avtor: John Day | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2024-01-30 12:04

Imate težave pri delu z nabori podatkov v Excelu? Porabite preveč časa za pripravo podatkov in premalo časa za njihovo analizo? Redno sem uporabljal makre v Excelu, da skrajšam proces ustvarjanja učinkovitih podatkovnih modelov, zato sem se odločil, da je pravi čas, da druge naučim uporabljati to lepo orodje. Učinkovita uporaba makrov v pravočasnih procesih bo vašemu podjetju prihranila veliko časa in v zameno prihranila denar.

Makri so v bistvu programi, ki jih ustvarite v Excelu s postopkom, splošno znanim kot "vizualno kodiranje". V bistvu pritisnete “Record Macro”, nato pokažete vmesne korake in izračune, dokler ne dobite končnega izdelka, nato pa snemanje končate. Zdaj, ko imate vhodne podatke enake kot vaš prvotni makro, lahko pritisnete ta gumb in končni izdelek bo takoj izdelan.

Ustvaril sem lažni seznam naročil in ustrezne podatke o ceni in denarju. Skozi postopek, ki vam ga bom pokazal, sem ustvaril makro za vnos podatkov v profesionalno preglednico s klikom na gumb. Dokončana preglednica lahko analizira, na katerih računih je še vedno stanje, in skupno število računov za dano obdobje. Vzemite moj makro in ga prilagodite potrebam vašega podjetja.

Opozorilo, preden začnete:

Makri so zapletena funkcija programa Excel. Ne uporabljam začetnih uporabnikov Excela, da bi poskušali narediti makro, se najprej naučijo delati v Excelu in ko dobro razumete, kako uporabljati Excel in različne funkcije, nato poskusite ustvariti makre. Glede na to je to navodilo narejeno ob predpostavki, da bralci razumejo, kako delovati v Excelu

Zaloge

• Dostop do Microsoft Officea in Excela
• Splošno razumevanje uporabe Excela

1. korak: 1. korak: Zberite podatke in začnite snemati makro

Prva slika:

Podatke, ki jih želite vključiti v svojo tabelo, razvrstite v Excelovo preglednico. Ko je vse v Excelu, morate posneti makro. Z makri dobite le en poskus, zato vam priporočam, da to pred poskusom pregledate v celoti.

Druga slika:

Če želite posneti makro, morate aktivirati zavihek za razvijalce, to storite tako, da odprete Datoteka> Možnosti> Prilagodi trak, nato izberite zavihek Razvijalec in kliknite »V redu«.

Tretja slika:

Zdaj, ko imate na traku zavihek Razvijalec, kliknite zavihek Razvijalec in nato kliknite »Posnemi makro«. Ustvarite naslov, ki ustreza vsebini datoteke, in pritisnite »V redu«, vse po tem koraku bo postopek snemanja makra do koraka, kjer se zaključi. Upoštevajte tudi, da vam bodo vse celice, označene z rumeno barvo, pomagale pri vodenju po tem navodilu. NE vstavljajte tega v svoj dokument, ker bo spremenil makro.

2. korak: 2. korak: Ustvarite tabelo in predlogo za zaključni list

Prva slika:

Najprej ustvarite kopijo odprtega zavihka, da boste imeli odprte enake zavihke. Vrnite se na izvirni zavihek in izberite podatke, ki jih želite organizirati. Ustvarite tabelo z glavami in nad njo dodajte nekaj vrstic, naredil sem 5 vrstic.

Druga slika:

Ustvarite naslov na vrhu in ustvarite polje, ki bo vsebovalo kontrolne številke. Številke za preverjanje te predloge so »Število strank« in »Denar, ki ga je treba še zbrati«. Kar zadeva organizacijo te predloge, lahko naredite prosim, vendar se zavedajte, da je moje navodilo specifično za postavitev, ki sem jo izbral.

Korak 3: Korak 3: Zgradite prvo kontrolno sliko

Ta korak je precej preprost; napaka pa lahko privede do tega, da kontrolna številka ne deluje v končnem makru. V polju poleg celice »Število strank« ustvarite formulo »COUNT«, da seštejete število celic v eni vrstici tabele. Odločil sem se za štetje celic, ki sem jih označil rumeno. Prav tako je dobro omeniti, da je moja celotna formula tudi na vrhu slike.

4. korak: 4. korak: Ustvarite drugo kontrolno sliko

Pozor, naslednja dva koraka sta obsežna in sta lahko zmedena, zato pozorno preberite. Od zdaj naprej bodo moja navodila specifična za moj podatkovni model. Če potrebujete drugačen postopek, prosim uporabite mojega kot referenco, ne pa kot 100% natančen model, ker morda ne bo deloval za vašo datoteko.

Prva slika:

Pojdite na 2. zavihek v delovnem zvezku (kopiran zavihek)

V stolpcu J ustvarite nove naslove vrstic "Znesek, ki je ostal". V celico J2 (označena celica zgoraj) vnesite formulo = G2-H2 in jo kopirajte navzdol v preostale celice. Vrnite se na izvirni zavihek z delovno predlogo.

Druga slika:

V celici E4 naredite novo formulo, ki sešteje levi stolpec Znesek na kopirani strani prej. Vrstica formule prikazuje končno formulo.

5. korak: 5. korak: Nepobrana gotovina s strani stranke

Če želite ustvariti vizualni prikaz, ki bo še pokazal, da imajo kupci še neporavnana sredstva, bomo morali ustvariti ločeno tabelo.

Prva slika:

Za začetek se vrnite na kopiran zavihek, prikazan zgoraj. Za novo tabelo bomo želeli le podatke za stranke z neporavnanim stanjem. Najprej v stolpcih »L« in »M« jih naslovite »Ime« oziroma »Priimek«. Nato v celico L2 vnesite formulo = IF ($ J2> 0, A2,””). Ta zapisana formula izpiše, če je celica J2 večja od 0, potem vrednost v celici A2 pokažite, če ni večja od 0, pustite celico prazno.

Ko se sklicujete na celico J2, pred J postavite znak dolarja ($), nam to omogoča pravilno kopiranje podatkov v druge celice. Znak $ hrani sklic v stolpcu »J«, vendar omogoča, da se vrstice ustrezno spremenijo. Nato kopirajte formulo v preostale celice v stolpcih "L" in "M" (obkroženo zgoraj).

Druga slika:

Za natančno pobiranje denarne vrednosti uporabljamo podobno vrednost kot imena prej. Tokrat ustvarite formulo, ki navaja = IF (J2> 0, J2,””). Edina razlika v tej formuli je, da če je vrednost večja od nič, želimo podatke iz »Znesek preostanek«. Kopirajte te podatke v preostale celice.

Tretja slika:

Nato kopirajte nove podatke s kopiranega zavihka, pojdite na zavihek predloge in z desno miškino tipko kliknite pod tabelo (ni važno kje). Po desnem kliku poiščite možnosti lepljenja in izberite »Prilepi vrednosti«, s tem se prilepijo samo številke in ne formule.

Četrta slika:

Ustvarite filter za tabelo in izberite eno od glav. Kliknite spustni meni in izberite filtriraj vse, razen praznih mest. Ko je filter na mestu, bodo številke vrstic prikazane modro, zato sem celice označil za rumeno, da bi bilo lažje. Izberite modre vrstice in jih izbrišite. Ko so vrstice izbrisane, počistite filter, kot je prikazano spodaj:

Korak 6: Korak 6: Dokončajte predlogo

Če želite podatke o nepobrani gotovini s strani strank narediti bolj profesionalne, jih formatirajte kot tabelo. Ko je to končano, dodajte naslov v tabelo in kliknite »Merge & Center«, da bo tabela enotna. Če tega še niste storili, se prepričajte, da so številke oblikovane v »Računovodstvo«, da pokažejo znake dolarjev in centov. Na tej točki je makro končan in končni izdelek bi moral izgledati nekako tako:

Korak 7: Korak 7: Končajte makro

Pojdite na zavihek »Razvijalec« na traku in kliknite gumb »Ustavi snemanje«. Na tej točki je makro končan in pripravljen za uporabo!

Ko boste v prihodnje uporabljali makro, če so začetni podatki postavljeni tako, kot je v 1. koraku, bi moral makro delovati odlično! Sledite tem korakom natančno in obljubim, da boste Excel. Vso srečo!